Umstellung auf B2B E-Invoicing in Deutschland mit SPS Commerce

von | Jul 18, 2024 | E-Invoicing

Bereiten Sie sich auf das Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland vor! Erfahren Sie mehr über die kommenden Vorschriften und die Fähigkeiten, die Ihr Team benötigt, um sie zu erfüllen.

E-Invoicing ab 2025 für inländische B2B-Umsätze verpflichtend

Mit dem am 22. März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz hat der Bundesrat den Weg für die schrittweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Sektor frei gemacht. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Übergangsregeln für deutsche Unternehmen.

Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 38 UStG n.F.

Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern zu empfangen. Dies kann durch die Nutzung von E-Invoicing-Lösungen oder durch die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs speziell für den Empfang von Rechnungen erfolgen. Papierrechnungen sind zwar weiterhin gültig, verlieren aber ihre Priorität. Dies bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern zu empfangen und zu verarbeiten, wenn diese ihnen in diesem Format zugesendet werden. Der Versand anderer elektronischer Rechnungsformate, wie zum Beispiel PDF, ist weiterhin möglich, allerdings nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen elektronisch versenden. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz haben weiterhin die Wahl: Sie können weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder andere elektronische Rechnungsformate versenden. Auch EDI-Rechnungen bleiben möglich: Im Jahr 2027 können Unternehmen weiterhin EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) versenden, allerdings nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. EDI ist ein standardisiertes Verfahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen.

Ab dem 1. Januar 2028 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen B2B-E-Rechnungen versenden und empfangen. Das EDI-Verfahren ist erlaubt bei Interoperabilität mit der EN 16931 bezogen auf Rechnungspflichtbestandteile gem. UStG.

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Welches Know-how wird im Team benötigt?

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Deutschland stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Neben der technischen Umsetzung sind rechtliche Aspekte, die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und die Anpassung interner Prozesse zu berücksichtigen.

Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, ist es wichtig, dass entsprechendes Know-how und Erfahrungen im Unternehmen vorhanden sind.

Fachwissen in der Finanzbuchhaltung

Die E-Rechnungsstellung erfordert Anpassungen in der Finanzbuchhaltung (FiBu). Ihr Team muss mit den relevanten Bilanzierungsvorschriften vertraut sein, insbesondere mit dem Handelsgesetzbuch (HGB) und den International Financial Reporting Standards (IFRS).

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die E-Rechnungen korrekt in der FiBu abgebildet und verarbeitet werden können. Dazu gehört die Prüfung der Rechnungsdaten, die Konvertierung in das erforderliche Format und die automatische Verbuchung.

Bei SPS Commerce unterstützen wir Ihr Finanzteam bei der gesetzeskonformen Archivierung von E-Rechnungen. SPS Commerce hat den Prozess des Empfangs, der Konvertierung und der Bereitstellung von elektronischen Dokumenten mit den GoBD-Richtlinien allgemein dokumentiert.

Steuerrechtliches Know-how

 Um die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung zu erfüllen, ist fundiertes Steuerwissen unerlässlich. Dazu gehört die Kenntnis der Richtlinie 2006/112/EG (MwSt-Richtlinie) in ihrer aktuellen Fassung mit Update 2010/45 sowie des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Ihr Team muss verstehen, welche Rechnungen elektronisch ausgestellt werden müssen, welche Formate zulässig sind und welche Fristen zu beachten sind. Zudem ist es wichtig, über die neuesten Entwicklungen im Steuerrecht im Zusammenhang mit der E-Rechnung informiert zu bleiben.

Ihre Compliance, unsere Priorität. Wir bei SPS Commerce verfolgen einen umfassenden Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen fehlerfrei sind. Wir sorgen nicht nur für die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorschriften für Prüfpfade und Steuererklärungen, sondern passen unsere Dienstleistungen auch an die individuellen Bedürfnisse jedes Ihrer Handelspartner an. Das Ergebnis sind reibungslosere Transaktionen, weniger Ablehnungen und stärkere Geschäftsbeziehungen.

Prozessoptimierung für reibungslose Abläufe

Die Umstellung auf E-Rechnungsstellung bietet die Möglichkeit, bestehende Prozesse im Rechnungswesen, in der Logistik und im Vertrieb zu optimieren.

Ihr Team sollte die bestehenden Abläufe analysieren und identifizieren, wo durch die Digitalisierung Effizienzsteigerungen möglich sind. Dazu gehört die Automatisierung von manuellen Prozessen, die Reduzierung von Medienbrüchen und die Optimierung der Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen.

E-Invoicing und EDI sind zwei Seiten derselben Medaille. Wir verstehen die Flexibilität, die E-Invoicing-Mandate oft bieten, und wir sind dafür da, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, ohne Ihre bestehenden Systeme zu stören. SPS bietet mehr als nur einen Peppol Access Point oder eine Verbindung zu einem Portal der Steuerbehörde; wir erleichtern die Beziehungen zwischen Handelspartnern und sorgen für reibungslose und effiziente Transaktionen.

Technische Expertise mit ERP-Systemen und Transaktionssystemen

 Die Implementierung der E-Rechnungsstellung erfordert technisches Know-how im Bereich von ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Microsoft usw.

Ihr Team muss in der Lage sein, die erforderlichen Schnittstellen zu konfigurieren, die Datenübertragung zu gewährleisten und die E-Rechnungen im System zu verwalten. Zudem ist es wichtig, die Systeme regelmäßig auf Updates und Sicherheitsanforderungen hin zu überprüfen.

SPS Commerce hat es gemeistert, die ERP-Integrationen sicher, konform und nahtlos durchzuführen. Mit Lösungen von SPS Commerce können können Sie die technischen Details der Arbeit auslagern auf die wichtigsten Aktivitäten konzentrieren – Datenanalyse in Echtzeit, Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Optimierung der Finanzabläufe. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Sie den Schwerpunkt Ihres Finanzteams von der Datengymnastik auf strategische Finanzen verlagern. Informieren Sie sich hier über unsere ERP-Verbindungen, wenn Sie mehr erfahren möchten.

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Aleksandra Vovchenko
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