Was ist E-Procurement?

von | Sep 28, 2021 | E-Invoicing

28. September 2021

Der Weg zur 100%igen Digitalisierung der Lieferkette endet nicht bei der elektronischen Rechnungsstellung. Geben Sie E-Procurement ein.

Einer der ersten Schritte auf dem Weg zu einer digitalen Lieferkette ist die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen (E-Invoices). Aber damit ist die Reise zur 100-prozentigen Digitalisierung der Lieferkette natürlich noch nicht zu Ende.

Die Automatisierung des Source-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Prozesses ist oft der nächste Schritt, und dieser wird durch E-Procurement abgedeckt. Aber was ist E-Procurement, und welche Vorteile bringt es mit sich?

Wie ist E-Procurement definiert

E-Procurement ist die Digitalisierung des gesamten Einkaufs- und/oder Verkaufsprozesses, der über das Internet abgewickelt wird – Schluss mit dem Papierkram auf dem Postweg. Insgesamt steigert E-Procurement die Produktivität und Effizienz der Lieferkette, indem es die stark manuell geprägten Beschaffungsaufgaben durch standardisierte, automatisierte Arbeitsabläufe ersetzt. Es erfordert den Einsatz eines spezialisierten E-Procurement-Systems sowie eines ERP- und EDI-Systems, das den Anforderungen gerecht wird.

Wie funktioniert E-Procurement?

Wie E-Procurement in der Praxis funktioniert, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Im Allgemeinen gibt es jedoch zwei mögliche Ausgangspunkte: Beschaffung oder Einkauf. Zur Klarstellung: E-Procurement kann im Source-to-Pay-Prozess eingesetzt werden, wenn eine strategische Beschaffung im Spiel ist. Wenn jedoch keine strategische Beschaffungsstrategie auf dem Spielplan steht oder Sie noch nicht bereit sind, auf dieser Ebene zu optimieren, kann E-Procurement ebenso vorteilhaft sein, wenn die Digitalisierung in dem Moment einsetzt, in dem der Bedarf an Waren oder Dienstleistungen entsteht. Dies bezieht sich auf den Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung aus der Sicht des Einkäufers.

E-Procurement geht über die Verwendung elektronischer Rechnungen und anderer EDI-Dokumente wie Bestellungen (EDI 850) und Lieferavise (EDI 856) hinaus, ohne jedoch die Bedeutung des elektronischen Dokumentenaustauschs im Gesamtprozess zu schmälern.

Elektronischer Dokumentenaustausch und E-Procurement

Was wir mit der obigen Aussage meinen, erfahren Sie hier: E-Procurement-Software ermöglicht es Einkäufern und Lieferanten, ihre gesamten Geschäfte online abzuwickeln. Wenn strategische Beschaffung der Ausgangspunkt ist, können Einkäufer nach vordefinierten Kriterien nach potenziellen Lieferanten suchen, diese bewerten und mit ihnen in Kontakt treten (auch bekannt als E-Sourcing). Von dort aus kann der Ausschreibungsprozess und die Auswahl der Lieferanten erfolgen.

Sobald der Käufer und der Lieferant einen Einkaufs- oder Rahmenvertrag abgeschlossen haben, erhält der Käufer Zugang zum Online-Katalog des Lieferanten – ähnlich wie bei einem E-Commerce-Marktplatz -, wo Waren oder Dienstleistungen angesehen und zum Kauf ausgewählt werden können (E-Ordering). An dieser Stelle kommt EDI ins Spiel.

Auch wenn das “Einkaufserlebnis” bei der elektronischen Beschaffung mit dem vergleichbar ist, was wir aus der Sicht des Verbrauchers gewohnt sind, wenn wir in einem anderen Online-Shop stöbern, handelt es sich immer noch um ein Business-to-Business (B2B)-Geschäft (oder vielleicht sogar Business-to-Government). Das bedeutet, dass es höchstwahrscheinlich spezifische Anforderungen an den Dokumentenaustausch gibt, die eine leistungsfähige EDI-Lösung erfordern, die idealerweise vollständig in die E-Procurement-Software integriert ist. Ihr EDI-System wandelt Bestellungen, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente automatisch in das entsprechende elektronische Format um, so dass die Daten automatisch an Ihr ERP-System gesendet und entsprechend verarbeitet werden können.

Wie verhält sich E-Procurement zum Supply Chain Management?

Unter Supply Chain Management (SCM) versteht man das Management des gesamten Waren- und Dienstleistungsflusses innerhalb einer Lieferkette, von den Rohstoffen bis zum Endprodukt. Neben der allgemeinen Überwachung des Tagesgeschäfts besteht das SCM vor allem in der kontinuierlichen Prozessoptimierung. Das Endziel? Eine 100 % digitale (End-to-End-) Lieferkette.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist die elektronische Beschaffung sicherlich von Bedeutung, aber es ist ein schrittweiser Prozess. Aus der SCM-Perspektive besteht der erste Schritt darin, eine solide Grundlage zu schaffen, auf der die digitalen Fähigkeiten ausgebaut werden können. Die Abkehr von einer starken Abhängigkeit von Altsystemen und die Einführung flexibler, cloudbasierter ERP- und EDI-Systeme sind ein Muss. Das kostet Zeit und Mühe, aber die Anforderungen des modernen E-Procurement sind viel zu hoch für veraltete Technologien. Und auf lange Sicht sind die Vorteile die mit der Migration verbundenen Herausforderungen durchaus wert.

Vorteile von E-Procurement

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die elektronische Rechnungsstellung oft der erste Schritt zu einer digitalen Lieferkette (nach der Ablösung von Altsystemen!). Wenn Sie also Ihre Rechnungen bereits elektronisch versenden, werden Sie wahrscheinlich einige der hier aufgeführten Vorteile erkennen; diese werden durch die Integration von E-Procurement  nochmal verstärkt. Außerdem gibt es einige Vorteile, die Sie mit E-Invoicing allein nicht erreichen können.

  1. Kostenreduzierung: Häufig sind viele Einkäufer an Einkäufen bei Lieferanten beteiligt, ohne dass sie einen Einblick in andere Einkaufsaktivitäten haben. Die elektronische Beschaffung ermöglicht eine Abstimmung zwischen den Einkäufern desselben Unternehmens, wodurch die mit doppelten und unnötigen Einkäufen verbundenen Kosten gesenkt werden. Ganz zu schweigen von den Kosten, die durch die Beseitigung von noch mehr Papier in Ihrer Lieferkette eingespart werden.
  2. Zeitersparnis: Der Online-Einkauf steigert bereits die Produktivität, aber wenn Bestellungen, Rechnungen usw. automatisch generiert und verarbeitet werden, können alle am Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen ihre Zeit für die Optimierung anderer wichtiger Bereiche nutzen. Auch manuelle Fehler werden reduziert.
  3. Ausgabentransparenz: Mit einem E-Procurement-System werden alle beschaffungsrelevanten Daten an einem Ort gespeichert. Von der Quelle bis zur Bezahlung kann alles nachverfolgt und analysiert werden. Dadurch werden Möglichkeiten für zusätzliche Einsparungen aufgedeckt und eine bessere Abstimmung zwischen Finanz-, Beschaffungs-, Einkaufs- und anderen verwandten Abteilungen gefördert.
  4. Standardisierte Arbeitsabläufe: Wenn viele Einkäufer am Beschaffungsprozess beteiligt sind, ist es schwierig, sicherzustellen, dass sich alle an dieselben Einkaufspraktiken halten. E-Procurement-Software rationalisiert den Prozess, indem sie es Unternehmen ermöglicht, standardisierte Beschaffungsverfahren zu implementieren.
  5. Lieferantenmanagement: Mit einem E-Procurement-System werden alle Lieferantendaten ebenso wie die Ausgabendaten an einem Ort gespeichert. Dies bietet einen besseren Einblick und mehr Kontrolle über strategische Beschaffungsinitiativen und ermöglicht eine engere Zusammenarbeit mit den Lieferanten.
Aleksandra Vovchenko
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