Was ist eine UBL-Rechnung?

von | Jan 26, 2021 | E-Invoicing

26. Januar 2021

Sie haben vielleicht von E-Rechnungen gehört, aber was ist eine UBL-Rechnung? UBL steht für Universal Business Language. Es ist ein XML-Standard, der speziell für elektronische Geschäftsvorgänge wie Rechnungen und Lieferscheine entwickelt wurde und in der elektronischen Rechnungsstellung weit verbreitet ist. UBL ist im Grunde eine Reihe von Vereinbarungen über die digitale Datenstruktur in einer XML-Datei.

UBL ist ein universelles Dateiformat, um die Daten von einer Rechnung von einem Buchhaltungspaket in ein anderes auszutauschen. Da Informationen von verschiedenen  Systemen ausgetauscht und verarbeitet werden können, bringt dies viele Vorteile mit sich.

UBL: Ein XML-Standard

XML ist eine Programmiersprache, mit der strukturierte Daten im Nur-Text-Format angezeigt werden können. Dieser Text ist sowohl maschinenlesbar als auch für den Experten lesbar. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, wird eine  E-Rechnung in der Regel als XML-Datei nach dem UBL-Standard strukturiert.  Der UBL-Standard legt die Regeln für die Struktur der XML-Daten  fest, um Vorgänge wiederholden zu können..

Der bevorzugte Standard für die E-Rechnung in Deutschland ist X-Rechnung, welcher auf XML basiert. Um diesen Standard zu erfüllen, können Sie eine E-Rechnung in einem der beiden gängigen XML-Formate senden: UBL oder  UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).  Für die Zwecke dieses Blogs konzentrieren wir uns weiterhin auf das Senden von E-Rechnungen im UBL-XML-Format.

Wenn eine E-Rechnung als UBL-Datei empfangen wird, erkennt das System die Daten und übersetzt  dies automatisch in ein für  Menschen lesbares Format. Wenn der Rechnungsempfänger in der Vergangenheit Geschäfte mit dem Absender gemacht hat, sind keine manuellen Aktionen erforderlich. Wenn es das erste Mal ist, muss der Empfänger Absenderinformationen einmalig manuell hinzufügen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass ein Mensch die Rechnung scannen, überprüfen oder ausdrucken muss, was Zeit und Bearbeitungskosten spart.

Wie kann ich eine UBL Rechnung  versenden?  

Mit  SPs Commerce können Sie elektronische Rechnungen im UBL-Format mit drei verschiedenen Optionen versenden:  

  • Durch manuelle Eingabe: Mit einem FLOW ERechnungskonto können Sie ganz einfach mit dem Senden von UBL-Rechnungen beginnen.
  • Von PDF zu UBL: Innerhalb der FLOW-Plattform können wir Ihr PDF ganz einfach in eine E-Rechnung im UBL-Format konvertieren.
  • Direkte Verbindung zu Ihrem ERP- und/oder Buchhaltungspaket: Wir bieten standardisierte Links über APIs und verfügen auch über standardisierte ERP- und andere Software-Links, um Systeme schnell zu verbinden.

Senden Sie mehr als drei Rechnungen pro Monat? Dann ist es ratsam, Ihr Unternehmen mit einem Peppol Access Point zu verbinden. SPS Commerce ist ein Peppol Access Point, der Ihnen direkten Zugriff auf das Peppol-Netzwerk bietet.

Senden Sie international UBL Rechnungen über das Peppol-Netzwerk

Es kann komplex sein, eine UBL-Rechnung über das Peppol-Netzwerk ins Ausland zu senden. Es gibt mehrere E-Rechnungsformate, die weltweit verwendet werden. Neben UBL haben Sie: UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), Invoice-X, Finvoice, EHF und mindestens 20 weitere verschiedene Arten von E-Rechnungsstellungsformaten.

Glücklicherweise hat SPS Commerce die Lösung für diese Herausforderung. Seit über 33 Jahren unterstützen wir lokale EDI- und E-Rechnungsstellungsstandards in verschiedenen Ländern und Branchen weltweit. Mit unserem vollautomatischen und integrierten B2B-Integrationssystem  kann die UBL-Rechnung in das gewünschte E-Rechnungsformat der empfangenden Partei umgewandelt werden, was eine einfache Abrechnung im Ausland sehr einfach macht.

Aleksandra Vovchenko
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