Was ist Order-X?

von | Jan 20, 2023 | E-Invoicing

12. August 2021

Order-X. Das klingt geheimnisvoll, fast wie aus einem James-Bond-Film! Aber Order-X ist kein Geheimnis, und schon gar nicht stammt es aus einem Film.

Vielmehr ist Order-X das Ergebnis einer internationalen Zusammenarbeit. Das deutsche Forum für elektronische Rechnungsstellung (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und elektronisches Beschaffungswesen (FNFE-MPE) haben einen Standard für elektronische Bestellungen (E-Orders) entwickelt, der einen bestehenden Standard für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ergänzt, der in Deutschland als ZUGFeRD und in Frankreich als Factur-X bekannt ist. Im Idealfall werden beide Standards nebeneinander arbeiten, um einen konsistenten Arbeitsablauf von der Beschaffung bis zur Bezahlung für Mensch und Maschine zu gewährleisten.

Doch bevor wir uns näher mit dem Order-X-Standard befassen, sollten wir über elektronische Bestellungen sprechen.

Was ist E-Ordering?

Eine E-Order ist, wie der Name schon sagt, eine elektronische Bestellung. Die elektronische Bestellung ist ein notwendiger Schritt bei der Automatisierung des Beschaffungsprozesses (E-Procurement) und unverzichtbar, wenn das Ziel eine 100-prozentige Digitalisierung der Lieferkette ist.

Wie wir immer wieder betonen, ist der erste Schritt in jedem Plan zur Automatisierung der Lieferkette die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Von dort aus ist E-Procurement der logische nächste Schritt. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  • Kosteneinsparungen (zusätzlich zu den bereits durch die elektronische Rechnungsstellung eingesparten Kosten)
  • Genauigkeit, da die Bestellung nicht mehr manuell eingegeben werden muss
  • Zeitersparnis durch den Wegfall der manuellen Eingabe

Was ist der Order-X Standard?

Der Order-X-Standard basiert auf dem UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM). Das SCRDM bietet eine internationale Grundlage für die Festlegung von Datenaustauschstrukturen (Format) für öffentliche und private Organisationen.

Order-X ist ein hybrides Format. Das heißt, es besteht aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML-Code. Dank dieses Hybridformats sind Order-X-Dokumente sowohl für Menschen als auch für Computer lesbar, wodurch es sich sehr gut für KMU eignet. Sein Hauptvorteil besteht darin, dass es den traditionellen Austausch von PDF- (oder Papier-) Bestellungen durch PDF-Bestellungen ersetzen kann, die strukturierte Daten enthalten, die automatisch von einem Computer verarbeitet werden können. Order-X bietet somit das Beste aus beiden Welten: Es handelt sich in jedem Fall um ein PDF, das von einem Menschen gelesen werden kann (keine spezielle Technologie erforderlich) und um ein elektronisches Dokument, das automatisch verarbeitet werden kann, wenn das System des Empfängers richtig konfiguriert ist.

Order-X in der Praxis

Order-X ist, wie der Name schon sagt, ein Standardformat für elektronische Bestellungen (AKA purchase orders). Da es auf demselben Datenmodell wie ZUGFeRD/Factur-X basiert, ermöglicht Order-X einen nahtlosen Purchase-to-Pay-Prozess, wenn beide verwendet werden.

Order-X unterstützt drei verschiedene Bestellmeldungen, die alle zur Unterstützung des Purchase-to-Pay-Workflows erforderlich sind:

ORDER
Eine Bestellung, die vom Einkäufer an den Lieferanten geschickt wird.

ORDER_RESPONSE
Die Auftragsbestätigung, -ablehnung oder -änderung, die vom Lieferanten an den Käufer gesendet wird.

ORDER_CHANGE
Eine Änderung der Bestellung, die vom Käufer an den Lieferanten geschickt wird (im Gegensatz zum umgekehrten Weg).

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in der Automatisierung der Lieferkette?

Wir von SPS Commerce helfen Ihnen, eine 100%ig digitale Lieferkette zu erreichen, und arbeiten mit Ihnen zusammen, um Ihre Ziele im elektronischen Bestellwesen, Order-X oder andere, zu erreichen. Und mit unseren Any-to-Any-Übersetzungsdiensten helfen wir Ihnen, die Anforderungen Ihrer Käufer zu erfüllen und umgekehrt. Darüber hinaus sorgen unsere fortschrittlichen Validierungstechniken dafür, dass alle elektronischen Rechnungsdaten stets mit elektronischen Bestellungen und anderen relevanten Dokumenten abgeglichen werden. So können Sie Ihre digitalen Prozesse (fast) perfekt optimieren.

 

Aleksandra Vovchenko
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