Was ist SAF-T und wo wird es in Europa eingesetzt?

von | Feb 13, 2024 | E-Invoicing

Haben Sie schon gehört, dass SAF-T in den EU-Ländern auf dem Vormarsch ist, wissen aber nicht, was es damit auf sich hat? In diesem Blog erklären wir Ihnen, was SAF-T ist.

Was ist SAF-T?

SAF-T, die Abkürzung für “Standard Audit File for Tax”, ist ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch zuverlässiger Buchhaltungsdaten von Unternehmen mit einer Steuerbehörde oder einem externen Prüfer. Ziel des SAF-T-Systems ist es, die Durchführung von Steuerprüfungen durch die Steuerbehörden zu erleichtern und zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen zu verringern.

Das SAF-T-Format umfasst standardisierte Datenstrukturen, die die Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens darstellen, z. B. Hauptbucheinträge, Kunden- und Lieferantendaten, Rechnungen, Zahlungen usw. Indem die Unternehmen ihre Buchhaltungsdaten auf einheitliche Weise melden, können die Steuerbehörden die Daten für die Einhaltung der Vorschriften und andere Prüfungszwecke effizienter analysieren.

Mehrere Länder haben den SAF-T-Standard als Teil ihrer Steuervorschriften übernommen oder angepasst (z. B. Ungarn, Litauen, Norwegen, Portugal, Rumänien) und verlangen von den Unternehmen, dass sie Daten in diesem Format erstellen und bereitstellen, wenn die Steuerbehörden dies verlangen. Jedes Land kann seine eigenen spezifischen Anforderungen oder Variationen der SAF-T-Datei haben, die auf den OECD-Richtlinien basieren.

SAF-T in verschiedenen europäischen Ländern

SAF-T ist zwar noch nicht in der gesamten EU verpflichtend, hat aber in mehreren Mitgliedstaaten, die es jeweils mit eigenen Nuancen umsetzen, an Bedeutung gewonnen:

Polen

KSeF soll ab Juli 2024 für Steuerpflichtige und ab Januar 2025 auch für diejenigen, die unter die subjektbezogene Mehrwertsteuerbefreiung fallen, verbindlich werden. Ab diesem Zeitpunkt wird KSeF nur noch für strukturierte Dokumente in der elektronischen Rechnungsstellung verwendet. Künftig werden mit SAF-T nur noch ausgewählte Daten an die Steuerbehörde übermittelt, anders als beispielsweise in Italien, wo die gesamte Rechnung mit allen Daten an die Behörde gesendet wird.

Ungarn

Ungarn begann seine SAF-T-Reise Ende 2019, als die lokalen Steuerbehörden (NAV) einen Vorschlag zur Einführung einer SAF-T-Struktur veröffentlichten.  Ursprünglich sollte die Einführung von SAF-T im Jahr 2021 erfolgen, wurde aber aufgrund der COVID-19-Pandemie verschoben.

SAF-T Ungarn ist in viele Strukturen unterteilt, die verschiedene Bereiche des Finanz- und Rechnungswesens der Steuerzahler abdecken. Dieses Modell ähnelt dem polnischen SAF-T (JPK), obwohl SAF-T HU mehr unterschiedliche Strukturen aufweist. NAV unterstreicht, dass ein solcher Aufbau die Erstellung von SAF-T-Dateien aus verschiedenen Quellen wie ERP, Lagersystemen, Abrechnungssystemen usw. vereinfachen wird.

Litauen

Als Mitgliedstaat der Europäischen Union wendet Litauen das Mehrwertsteuersystem an, das ein grundlegender Bestandteil der Wirtschaftsstruktur des Landes ist. Ab dem Jahr 2024 beträgt der Standard-Mehrwertsteuersatz in Litauen 21 %. Zusätzlich gibt es in Litauen drei ermäßigte Mehrwertsteuersätze von 9 %, 5 % und 0 %, die auf bestimmte Waren und Dienstleistungen anwendbar sind.

Rumänien

Rumänien hat die SAF-T-Meldepflicht ab dem 1. Januar 2022 für rumänische juristische Personen und rumänische nicht-juristische Personen ausländischer Unternehmen eingeführt, die das System der doppelten Buchführung verwenden, sowie für nicht-ansässige Unternehmen, die in Rumänien für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind.

Österreich

Österreich hat seine Version von SAF-T im Jahr 2009 eingeführt. Dabei handelt es sich um eine Analyse auf Transaktionsebene (XML Schema Definition (XSD)) von Buchhaltungs- und Steuerdaten in einem Standardschema, um eine einfache und effiziente Datenübermittlung an die Steuerbehörden zu ermöglichen.

Österreich hat am 31. Januar 2009 das Standard Audit File for Tax (SAF-T) eingeführt. Derzeit wird das österreichische SAF-T von den Steuerbehörden nur auf Anfrage angefordert, in der Regel vor einer Umsatzsteuerprüfung durch das österreichische Bundesministerium für Finanzen. Die neue Version des Standard Audit File for Tax (SAF-T) der OECD wurde mit dem Plan, es ab März 2024 einzuführen, wieder eingeführt.

Portugal

Diese Datei – SAF-T Accounting – wird 2025 in Kraft treten und wird es der Steuerbehörde ermöglichen, die IES (Simplified Business Information) vorab auszufüllen. Diese Datei sollte ursprünglich bis 2024 geliefert werden, wurde aber erneut verschoben, so dass die Unternehmen mehr Zeit haben, sich auf diese Verpflichtung vorzubereiten.

Norwegien

Ausländische Unternehmer, die in Norwegen steuerpflichtige und/oder mehrwertsteuerpflichtige Tätigkeiten ausüben, sind verpflichtet, eine Buchhaltung gemäß dem Buchführungsgesetz zu führen. Die Verpflichtung zur SAF-T-Buchführung gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen verpflichtet ist, sich mit einem Vertreter in das Mehrwertsteuerregister einzutragen oder nicht. Dies beinhaltet auch die Anforderung, dass die Buchhaltungsinformationen in einer standardisierten Form vorliegen müssen, die als SAF-T-Buchhaltung bekannt ist.

SAF-T für Unternehmen: Segen oder Fluch?

SAF-T hat das Potenzial, einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Steuerehrlichkeit und Effizienz von Unternehmen zu leisten. Hier sind einige der Vorteile, die SAF-T für Unternehmen bietet:

  •  Geringerer Verwaltungsaufwand: Die manuelle Datenübermittlung entfällt, was Zeit und Ressourcen spart.
  • Verbesserte Genauigkeit: Das standardisierte Format minimiert Fehler und Dateninkonsistenzen.
  • Erhöhte Transparenz: Eine klarere Kommunikation mit den Steuerbehörden fördert das Vertrauen und die Zusammenarbeit.
  • Vereinfachte Prüfungen: Der einfache Datenzugriff für die Behörden führt zu schnelleren und weniger einschneidenden Prüfungen.

SAF-T ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem harmonisierten und effizienten Steuersystem in der EU. Auch wenn es noch Herausforderungen gibt, sind die Vorteile für Unternehmen und Behörden unbestreitbar. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der Harmonisierungsbestrebungen wird SAF-T zu einem Eckpfeiler der zukünftigen EU-Steuerkonformität werden.

Allerdings können Unternehmen die Herausforderungen und Kosten, die mit der Implementierung verbunden sind, nicht ignorieren. Ob sich SAF-T als Retter oder Fluch erweisen wird, hängt letztlich von der individuellen Unternehmenssituation und der Bereitschaft und Fähigkeit ab, sich auf das neue Format einzustellen.

Aleksandra Vovchenko
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