Wie hilft PEPPOL Ihrem Geschäft? (Teil 1)

von | Jun 1, 2023 | E-Invoicing

In öffentlichen Beschaffungsverfahren, die Effizienz von Geschäftsprozessen verbessert sich durch standardisierte elektronische Rechnungsstellung und Dokumentenaustausch. Dank einem sicheren und gesetzkonformen Netzwerk  kann Ihr Unternehmen Beschaffungsprozesse vereinfachen, Kosten sparen und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Organisationen in ganz Europa ermöglichen.

Zum Begriff vom PEPPOL 

Das ist vor allem der Name vom sicheren Netzwerk für jede Art Dokumentenaustauschs. Es ist eine ideale Verbindung für Unternehmen, die elektronische Dokumente mit ihrem Lieferanten- und Käufernetz auf sichere, kosteneffiziente und standardisierte Weise austauschen müssen. Mehr über das Netzwerk erfahren Sie hier. 

Wer nutzt es? 

PEPPOL eignet sich für kleine, mittlere und große Unternehmen und ist eine bessere Alternative zum Versand von Dokumenten per E-Mail oder per Post (DE-Mail). Schauen wir uns genauer an, für wen es geeignet ist.

Staatliche Einrichtungen  

Die Einhaltung von Vorschriften, Transparenz und Sicherheit sind für Regierungsbehörden von entscheidender Bedeutung, da sie den Rahmen für die Praktiken des Dokumentenaustauschs in ihren Ländern und Regionen vorgeben. PEPPOL stellt sicher, dass alle regionalen Vorschriften eingehalten werden und:

  • den Steuerbetrug verhindert
  • mehr Transparenz im Rechtssystem schafft
  • die Dokumentenverarbeitung automatisiert
  • die Umweltbelastung reduziert

Unternehmen im öffentlichen Sektor

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU fordert Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind, dazu auf, elektronische Rechnungen und andere elektronische Dokumententypen über PEPPOL auszutauschen. Die Richtlinie zielt darauf ab, den Rechnungsstellungsprozess für die öffentliche Auftragsvergabe zu vereinfachen und zu rationalisieren, indem sie die Verwendung elektronischer Rechnungen (E-Invoicing) fördert und einen gemeinsamen Rahmen für das Format, den Inhalt und die Übermittlung von E-Rechnungen schafft. Sie legt spezifische Anforderungen für die Gestaltung und den Inhalt von elektronischen Rechnungen sowie für deren Übermittlung und Empfang fest.

Kleinere Organisationen

Für kleinere Unternehmen kann PEPPOL nicht nur außergewöhnliche Datensicherheit, sondern auch einen besseren Zugang zu internationalen Märkten bedeuten. Da das Netz Handelspartner auf der ganzen Welt miteinander verbindet, müssen Sie keine unterschiedlichen E-Procurement-Systeme einsetzen. Es spielt keine Rolle, mit welchem Access Point Provider Sie zusammenarbeiten oder bei welcher PEPPOL-Behörde Sie sich registrieren. Darüber hinaus können Sie sich mit dem derzeitigen 4‑Corner-peppoModell mit jeder Organisation des öffentlichen Sektors oder jedem Privatunternehmen verbinden, das an das Netz angeschlossen ist.

Einkäufer mit mehreren Lieferanten

Einige Netzwerk-Nutzer sind Privatunternehmen mit einem umfangreichen Lieferantennetz. Für diese Benutzer kann es schwierig sein, Lieferantenrechnungen und Bestellungen von einer Vielzahl von Unternehmen zu bearbeiten, so dass eine Standardisierung der Dokumente erforderlich ist.

Für diese Unternehmen wird PEPPOL helfen:

  • des Beschaffungsprozesses direkt aus ihren ERP-Systemen rationalisieren
  • die Prozesse für den Dokumentenaustausch mit allen Handelspartnern standardisieren
  • die Interoperabilität erhöhen
  • die Datenqualität verbessern

Heutzutage gibt es in jedem Unternehmen immer noch eine Reihe von Mitarbeitern, die mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungszahlungen beschäftigt sind. Die Implementierung von PEPPOL kann jedoch die gesamte manuelle Arbeit rund um die Verarbeitung von Rechnungsdaten automatisieren und es diesen Mitarbeitern ermöglichen, ihren Fokus auf strategischere Bereiche zu verlagern.

Lieferanten mit mehreren Käufern

Müssen Sie elektronische Rechnungen an mehrere Käufer senden? Mit PEPPOL benötigen Sie keine separaten Portale für jeden Käufer – es ersetzt sie alle! Nutzen Sie es für den Austausch von Dokumenten sowohl innerhalb Ihrer Lieferkette als auch mit den Behörden – ein einziges System, das allen Anforderungen gerecht wird.

Kennen Sie das Gefühl der Unsicherheit, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail verschicken und nicht wissen, ob die andere Partei sie erhalten und bearbeitet hat? Wenn Sie ein Dokumentenaustauschportal verwenden, das mit PEPPOL verbunden ist, können Sie die Ungewissheit beseitigen und erhalten Benachrichtigungen über den aktuellen Status in Echtzeit .

Warum also PEPPOL nutzen? 

Sicherheit

PEPPOL ist ein sicheres Netz. Wenn Sie befürchten, dass Ihre Rechnungen verloren gehen oder anfällig für böswillige Cyberangriffe werden, sollten Sie PEPPOL nutzen. Sicherheit ist für alle Unternehmen von höchster Priorität. Denken Sie daran, dass die meisten Hackerangriffe über die Lieferkette erfolgen, was für IT-Abteilungen ein Alarmsignal sein sollte. Rechnungen sind wichtige Dokumente, die oft private Unternehmensdaten enthalten. Aus diesen Gründen gibt es PEPPOL.

PEPPOL arbeitet mit Verschlüsselungen, digitalen Signaturen und gesicherten Protokollen. Die Verschlüsselung stellt die Datenintegrität sicher, ein wichtiges Merkmal für den gesamten elektronischen Rechnungsaustausch. Es ist wichtig, dass Rechnungsdaten nicht manipuliert werden, insbesondere wenn es um steuerliche Zwecke geht. Diese Funktionen von PEPPOL tragen dazu bei, dass die Daten sicher bleiben. Schließlich verfügt das Netzwerk über Zugangskontrollen, so dass der Zugang zu PEPPOL sorgfältig überwacht wird, um Datenverletzungen zu verhindern.

Einhaltung der Vorschriften

PEPPOL ist mit den europäischen Vorschriften konform, auch wenn diese von Land zu Land unterschiedlich sind. Die PEPPOL-Standards für E-Procurement und E-Invoicing machen Geschäftsprozesse für Unternehmen jeder Größe in der gesamten EU einfacher und sicherer. Da sich diese Unternehmen an die unterschiedlichen Standards der einzelnen Länder anpassen müssen, ist die Verwendung von PEPPOL für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich. Interoperabilität ist gesetzlich vorgeschrieben (oder wird es bald sein), so dass Unternehmen, die das PEPPOL-Netz bereits nutzen, bereits einen Schritt voraus sind. Dies zeigt die Dringlichkeit eines sicheren Netzes, aber auch die Bereitschaft, sich an eine sich verändernde Zukunft der Wirtschaft anzupassen.

Mit der zunehmenden Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung und der Einführung neuer europäischer Normen zur Standardisierung des Dokumentenaustauschs wird die Nutzung von PEPPOL zur neuen Norm werden, um Einfachheit, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Faustine Tournay
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