Wie Sie das Beste aus der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung machen

von | Jun 11, 2024 | E-Invoicing

Die elektronische Rechnungsstellung ist das neue Anliegen der Unternehmen, und während sie in vielen Ländern Europas zur Pflicht wird, wissen die Unternehmen nicht immer, welche Regeln sie befolgen sollen, ohne ihre täglichen Abläufe zu stören. In diesem Blog geben wir Ihnen einige Hinweise, wie Sie den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung optimal nutzen können.

Sollten Sie die Vorschriften einhalten, auch wenn in Ihrem Land kein E-Invoicing-Mandat besteht?

Kurze Antwort: Ja! Auch wenn in vielen Ländern noch an der Umsetzung der mandatorischen E-Rechnung gearbeitet wird, sind die Grundprinzipien bereits festgelegt und sollten sich nicht drastisch ändern.

Eine dieser Regeln dreht sich um die Frage: Was ist eine E-Rechnung? Wenn Sie unsere Blogs schon seit geraumer Zeit lesen, könnten Sie denken, dass sich diese Frage nicht mehr stellt. Aber es ist besser, es noch einmal zu sagen: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt wird. Ein eingescanntes Dokument oder ein PDF ist keine elektronische Rechnung.

Wenn Sie wissen, was eine elektronische Rechnung ist, sollten Sie sich Ihre aktuelle Lösungen ansehen und überprüfen, ob sie wirkliche elektronische Dokumente ausstellen. Möglicherweise können Sie die elektronische Rechnungsstellung bereits nutzen, aber Sie müssen sicherstellen, dass die von ihnen erstellten Dokumente einer Vielzahl von rechtlichen Anforderungen entsprechen. Die Wahl eines Dienstleisters, der sich an allgemeine Standards hält, wie XRechnung oder ebInterface, oder der Teil eines globalen Netzwerks wie Peppol ist, sollte Ihnen dabei helfen, die meisten neuen Vorschriften zu erfüllen.

Schließlich hilft Ihnen die frühzeitige Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, wenn (und nicht im Fall) ein Mandat durchgesetzt wird. Sie werden die elektronische Rechnungsstellung bereits nutzen und müssten im schlimmsten Fall nur noch geringfügige Anpassungen vornehmen, um die Vorschriften vollständig zu erfüllen. Dank Ihrer Vorfreude auf die Einführung elektronischer Rechnungen in Ihren täglichen Abläufen ist dies eine Last, die Sie nicht mehr tragen müssen, wenn die Frist näher rückt.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Lösungen

Wie bereits erwähnt, besteht ein guter Ausgangspunkt darin, zu prüfen, welche IT-Lösungen Sie haben und was diese leisten. Vielleicht bietet eine Ihrer Lösungen bereits Möglichkeit für die elektronische Rechnungsstellung an, aber sind diese auf dem richtigen Weg für die künftigen Anforderungen? Handelt es sich um ein Add-on zu dem, was Sie derzeit nutzen?

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Lieferkette und 93 aufeinanderfolgenden Wachstumsquartalen ist SPS Commerce hier, um zu bleiben. Unsere Langlebigkeit ist ein Beweis für unser Engagement für unsere Kunden und den Markt. Wenn Sie mit uns Geschäfte machen, können Sie sich darauf verlassen, dass wir ein stabiler und zuverlässiger Partner sind, der Sie bei allen möglichen Veränderungen und Herausforderungen unterstützt.

Ein weiteres Hindernis für einen reibungslosen Übergang ist in der Regel die mangelnde Kommunikation zwischen den verschiedenen Dienststellen innerhalb des Unternehmens. Die Buchhaltung kann ein ERP-System verwenden, das nicht mit den Vertriebsdiensten verbunden ist. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sicherzustellen, dass alle Lösungen miteinander kommunizieren und vollständig integriert sind. Es ist besser, wenn keine Informationen zwischen zwei Schritten des elektronischen Rechnungsflusses verloren gehen!

Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Geschäftspartner

Man könnte meinen, dass es bei der elektronischen Rechnungsstellung nur darum geht, die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Das ist nur ein Teil der Gleichung, denn bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung gibt es noch mehr zu beachten. Ein klares Bild von Ihren Kunden und Geschäftspartnern zu haben, wird Ihnen bei der Umsetzung ebenfalls helfen. Einige Partner verwenden die elektronische Rechnungsstellung vielleicht schon seit Jahren, andere haben vielleicht keine Ahnung, worum es sich dabei handelt. Ein sehr wichtiger Partner kann es vorziehen, einen bestimmten Standard zu verwenden, der besser in seine Systeme integriert ist. Wenn Sie sich über diese Anforderungen nicht im Klaren sind, könnten Sie die guten Beziehungen, die Sie zu ihnen haben, verlieren.

Unser Ratschlag wäre, einem globalen Netzwerk wie Peppol beizutreten. Es wird Ihnen helfen, Unternehmen und Anbieter zu finden, die Sie auf Ihrem Weg zur elektronischen Rechnungsstellung begleiten können. Wenn Sie sich mit Ihren Partnern beschäftigen, entsteht eine Win-Win-Situation, in der elektronische Rechnungen schneller ausgestellt und somit auch schneller bezahlt werden.

Bei SPS Commerce sehen wir unsere Geschäftspartner als eine große Gemeinschaft und wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, eine globale Konformität zu erreichen, sowohl im Hinblick auf steuerliche Vorschriften als auch im Hinblick auf Ihre bestehenden Kunden und Handelspartner.

Faustine Tournay
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