Comment tirer le meilleur parti de votre transition vers la facturation électronique ?

par | Jun 24, 2024 | E-invoicing

La facturation électronique est la nouvelle préoccupation des entreprises, et bien qu’elle devienne obligatoire dans de nombreux pays d’Europe, les organisations ne savent pas toujours quelles règles suivre sans perturber leurs processus quotidiens. Dans ce blog, nous vous donnons quelques clefs pour tirer le meilleur parti de votre transition vers la facturation électronique.

Devriez-vous vous mettre en conformité même si le mandat n’est pas en place dans votre pays ?

Réponse courte : Oui ! Bien qu’il s’agisse encore d’un travail en cours dans de nombreux pays, les principes de base sont établis et ne devraient pas changer radicalement. L’une de ces règles est la suivante : qu’est-ce qu’une facture électronique ? Si vous lisez nos blogs depuis un certain temps, vous pourriez penser que la question ne se pose plus. Pourtant, il vaut mieux le répéter : une facture électronique est une facture émise électroniquement ; un document scanné ou un PDF n’est pas une facture électronique.

Une fois que vous savez ce qu’est une facture électronique, vous devez examiner les solutions que vous utilisez déjà et voir si elles permettent d’émettre des documents électroniques. Il se peut que vous puissiez déjà utiliser la facturation électronique, mais vous devrez vous assurer qu’elle fournit des documents conformes à un large éventail d’exigences réglementaires. Le choix d’un prestataire de services qui suit des normes génériques, comme Factur-X, ou qui fait partie de réseaux mondiaux comme Peppol, devrait vous aider à vous conformer à la plupart des mandats qui sont en train de se mettre en place.

Enfin, la mise en œuvre de la facturation électronique à un stade précoce vous aidera lorsque (et non pas si) un mandat sera appliqué. Vous utiliserez déjà la facturation électronique et, dans le pire des cas, vous n’aurez qu’à procéder à de petits ajustements pour être totalement en conformité. Grâce à votre anticipation de la mise en œuvre des factures électroniques dans vos processus quotidiens, c’est un fardeau que vous n’aurez plus à porter lorsque l’échéance approchera.

Faites l’inventaire de vos solutions

Comme nous l’avons mentionné précédemment, un bon point de départ consiste à vérifier quelles sont vos solutions informatiques et ce qu’elles font. L’une d’entre elles fournit peut-être déjà des solutions de facturation électronique, mais sont-elles sur la bonne voie pour les futurs mandats ? S’agit-il d’un supplément à ajouter à ce que vous utilisez actuellement ?

Avec plus de 20 ans d’expertise en supply chain et 93 trimestres consécutifs de croissance, SPS Commerce est là pour rester. Notre longévité témoigne de notre engagement envers nos clients et le marché. Lorsque vous faites affaire avec nous, vous pouvez être assuré que nous sommes un partenaire stable et fiable, prêt à vous soutenir dans tous les changements et défis qui peuvent survenir.

Un autre obstacle à une transition en douceur est généralement le manque de communication entre les différents services de l’entreprise. La comptabilité peut utiliser un ERP qui n’est pas connecté aux services de vente. S’assurer que toutes les solutions communiquent et sont totalement intégrées est la clé du succès. Il est préférable qu’aucune information ne soit manquante entre deux étapes du flux de factures électroniques !

Faites l’inventaire de vos partenaires commerciaux

On pourrait penser que la facturation électronique n’est qu’une question de conformité aux exigences légales et fiscales. Ce n’est qu’une partie de l’équation, car il y a d’autres éléments à prendre en compte lors du passage à la facturation électronique. Le fait d’avoir une vision claire de vos clients et de vos partenaires commerciaux vous aidera également dans votre mise en œuvre. Certains partenaires peuvent utiliser la facturation électronique depuis des années, d’autres peuvent n’avoir aucune idée de ce dont il s’agit. Un partenaire très important peut préférer utiliser une certaine norme mieux intégrée à ses systèmes. Si vous n’avez pas une vision claire de ces exigences, vous risquez de perdre les bonnes relations que vous entretenez avec eux.

Nous vous conseillons de faire partie d’un réseau mondial tel que Peppol. Il vous aidera à identifier les entreprises et les fournisseurs qui peuvent vous accompagner dans votre démarche de facturation électronique. De plus, l’implication de vos partenaires crée une situation gagnant-gagnant, où les factures électroniques sont émises plus rapidement, et donc payées dans un délai plus court également.

Chez SPS Commerce, nous considérons nos partenaires commerciaux comme une grande communauté et nous sommes là pour vous aider à atteindre une conformité globale, aux mandats fiscaux, mais aussi avec vos clients et partenaires commerciaux existants.

Faustine Tournay
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