Mon client demande une facture électronique, que faire ?

par | Jun 27, 2022 | E-invoicing

27 juin 2022

La Loi de Finances 2024 arrive à grands pas, et de nombreuses entreprises se mettent d’ores et déjà à la facturation électronique.

La Loi de Finances 2024 arrive à grands pas, et de nombreuses entreprises se mettent d’ores et déjà à la facturation électronique. En principe, la demande de e-invoicing signifie que la facture papier que vous envoyez par la poste, ou la facture PDF que vous envoyez par e-mail, ne suffit plus. Bien sûr, vous souhaitez maintenir une bonne relation et répondre rapidement à la demande de votre client, mais comment faire pour rendre vos factures sortantes électroniques ?

Une facture électronique est comme une petite base de données dans laquelle toutes les informations contenues dans la facture, ou les données de la facture, sont stockées dans une structure fixe. La facture électronique est conforme aux directives légales et fiscales et peut être transférée automatiquement dans le système interne de votre client. Ce n’est pas le cas des factures papier et des factures PDF, pour lesquelles un logiciel supplémentaire est nécessaire pour la conversion.

Avantages de l’automatisation de votre flux de factures sortantes

L’automatisation de la gestion de vos factures sortantes grâce à la facturation électronique présente de nombreux avantages :

  • Accès en temps réel aux factures en souffrance
  • Rappels automatiques de paiement
  • Notifications de réception de la facture par le client
  • Traitement et paiement plus rapides des factures
  • Possibilité de paiement direct

Quel logiciel utiliser ?

Lorsque vous commencez à vous renseigner sur la facturation électronique et les différents formats de e-invoicing, vous avez l’embarras du choix. Lorsque vous décidez du logiciel à utiliser, ce choix doit garantir que vos factures pourront être converties dans le bon format. En d’autres termes, assurez-vous que les formats dont vous avez besoin sont pris en charge et que tout est conforme aux normes locales et sectorielles.

N’oubliez pas que ce choix découle de vos objectifs personnels en matière de facturation électronique, ou de ce que vous voulez réaliser avec la facturation électronique. Les formats courants que vous pouvez rencontrer sont XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL et EDI, mais vos clients et fournisseurs peuvent avoir d’autres préférences. Dans le cadre de la Loi de Finances en France, les formats UBL, CII et Factur-X seront requis par l’administration fiscale.

Vous trouverez ci-dessous quelques options potentielles que vous pourriez envisager lorsque vous serez confronté à cette décision.

Option 1 : Facturation à partir de votre progiciel

Pour activer l’option de facturation électronique dans votre progiciel financier ou comptable actuel, un module supplémentaire est généralement nécessaire. Vous pouvez demander au fournisseur du progiciel ce dont vous avez besoin pour organiser l’envoi d’une facture électronique. Un point d’accès (tel que SPS Commerce) peut être utilisé à partir du système pour établir une connexion avec le réseau européen Peppol, ou ailleurs. Ainsi, les factures électroniques sont échangées via une connexion sécurisée.

Vous disposez d’un système ERP ou comptable et vous échangez régulièrement des factures avec un client spécifique ? Dans ce cas, un lien direct entre les deux systèmes est la bonne solution. Les prestataires de services de facturation électronique ayant une expérience de l’intégration veillent à ce que votre système et celui du client puissent “communiquer” entre eux.

Option 2 : Facturation via un portail de facturation électronique

Vous n’avez pas (encore) de logiciel financier ou vous envoyez trop peu de factures pour justifier un investissement ? Dans ce cas, le mieux est peut-être de créer un compte sur un portail de facturation électronique, proposé par la plupart des fournisseurs de services de facturation électronique. Après avoir créé un compte, vous pouvez remplir manuellement les détails de la facture et créer facilement une facture électronique (format XML ou autre). La facture sera ensuite transmise en toute sécurité et directement au système de votre client.

Conseil supplémentaire : Choisissez une solution à l’épreuve du temps

Regardez au-delà de votre propre service. Quels systèmes votre organisation utilise-t-elle déjà ? Utilise-t-elle un progiciel de comptabilité, un système ERP ou un service EDI/intégration particulier ? Idéalement, la solution de facturation électronique est intégrée dans un système ou un service existant ou, à tout le moins, cela devrait être possible à l’avenir.

 

Aleksandra Vovchenko
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