La différence entre les documents et factures « numériques » et « électroniques »

par | Sep 18, 2023 | E-invoicing

Mise à jour le 7 août 2023

Un document numérique est un document lisible qui ne contient pas de papier dans sa forme originale. C’est par exemple le cas d’une facture reçue par courrier électronique au format PDF. En tant qu’expéditeur ou destinataire, vous pouvez facilement interpréter les données contenues dans le document (par exemple pour lire les lignes produits). Il est donc assez facile de saisir ces informations dans le système ERP de votre entreprise ou dans un autre système simplement en les lisant.

Les documents numériques sont très similaires aux documents papier. Bien qu’un document numérique ne puisse être consulté que sur un appareil électronique, il se présente à peu près de la même manière que sur une feuille de papier. C’est pourquoi, même lorsqu’une entreprise reçoit un document numérique, il est courant de l’imprimer.

La mise sur papier d’un document numérique est souvent la façon dont les documents sont transférés en interne. Par exemple, le transfert d’une facture des opérations à la comptabilité. Il en résulte souvent une salle pleine de classeurs, ce qui n’est pas idéal pour la gestion des documents.

Cependant, il est très important de comprendre la différence entre un document électronique et un document numérique, en particulier lorsqu’il s’agit de factures électroniques.

Qu’est-ce qu’un document électronique ?

Contrairement à un document numérique, un document électronique est constitué de données pures. Il est donc difficile à interpréter pour un œil non averti. Cela s’explique principalement par le fait qu’un document sous forme électronique est destiné à être compris par un ordinateur. En d’autres termes, les données électroniques sont destinées à être transférées d’un système à un autre sans intervention humaine.

Avec un document électronique, toutes les données sont automatiquement disponibles dans les systèmes appropriés (internes et externes) dès qu’elles ont été envoyées ou reçues. Il n’est pas nécessaire de gaspiller du temps et des ressources pour l’impression. Ceci étant dit, un véritable échange de documents électroniques ne peut être réalisé que si vous disposez d’une solution EDI.

Si votre entreprise ne dispose pas d’une solution EDI ou d’un système de gestion des documents électroniques, il est presque certain que vous échangez des documents numériques plutôt que des fichiers électroniques. Dans ce cas, vous avez l’habitude de faire circuler des documents papier dans le bureau et de taper monotonement les données des documents numériques dans une ou plusieurs logiciels de gestion afin que tout soit traité en conséquence.

Il ne faut pas oublier que le projet ViDA va modifier le traitement des factures électroniques dans l’Union européenne. Une facture électronique sera exigée pour toutes les transactions interentreprises, et les entreprises devront investir pour se conformer à la loi, car aucun document numérique ne sera accepté.

Le lien entre le numérique et l’électronique

Malgré des différences majeures, il n’est pas surprenant que beaucoup d’entre nous utilisent les termes « numérique » et « électronique » de manière interchangeable lorsqu’ils font référence à l’échange de documents. Le jargon du secteur est en partie responsable de cette situation.

Par exemple, SPS Commerce s’est engagée à aider les entreprises à digitaliser à 100 % leur supply chain. Compte tenu des nombreux avantages que présentent les documents électroniques par rapport aux documents numériques, il n’est pas très logique de se consacrer à la numérisation. Après tout, nous vendons des solutions EDI qui permettent l’échange de documents électroniques.

Même s’il serait formidable de dire que nous aidons les entreprises à mettre en place une supply chain entièrement électronique, nous ne pouvons pas le faire pour une raison majeure. En effet, chaque entreprise a un niveau de maturité digitale différent. Les supply chain deviennent de plus en plus complexes. Toute entreprise dépend généralement d’un grand nombre de partenaires commerciaux de toutes tailles et de capacités techniques différentes.

En d’autres termes, tout le monde ne dispose pas d’une solution EDI. Il n’est pas réaliste de supposer que tout le monde est prêt à investir dans une telle solution. Toutefois, compte tenu des nouvelles réglementations à venir en matière de facturation électronique, nous pouvons affirmer sans risque que le passage à une solution de facturation électronique est le premier pas dans la bonne direction vers la digitalisation.

Format électronique ou format numérique ?

Dans une supply chain digitale, la frontière entre format électronique et format numérique est floue. En effet, alors qu’une entreprise peut souhaiter recevoir tous ses documents au format électronique (par exemple conformément à la norme EDIFACT), un certain nombre de ses partenaires commerciaux peuvent ne pas être en mesure d’envoyer ou de recevoir des documents EDIFACT. Il y a de fortes chances que ces partenaires commerciaux préfèrent recourir aux PDF ou à la saisie manuelle dans un portail web.

Pour les entreprises techniquement avancées – celles qui disposent déjà d’une solution EDI et qui cherchent à optimiser davantage les opérations de la supply chain – une supply chain digitale est la suite logique. En effet, pour qu’une entreprise puisse envoyer et recevoir tous les documents au format électronique, elle doit tenir compte des partenaires commerciaux qui utilisent encore des documents numériques et papier. En d’autres termes, elles doivent offrir à ces partenaires commerciaux une solution facile à adopter.

En ce qui concerne le cas spécifique de la facturation électronique, les réglementations locales, comme en France, imposent des normes et des formats spécifiques pour se conformer à la loi. Le projet ViDA est construit sur la même logique ; l’un des objectifs étant la standardisation des échanges entre toutes les entreprises. Dans ce cas, les entreprises devront s’aligner sur la loi et fournir une facture électronique en conséquence. Cela signifie qu’à terme, les entreprises européennes auront toutes trouvé une nouvelle façon de communiquer électroniquement.

Conclusion

En conclusion, la différence entre un document électronique et un document numérique réside dans leurs caractéristiques et applications sous-jacentes. Un document électronique désigne une représentation de données pures qui peut être lue par un ordinateur, mais qui n’a pas vocation à être facilement éditable, mais est structurée pour un traitement automatisé. D’autre part, un document numérique comprend des données qui sont lisibles par l’homme, mais qui ne sont pas structurées et faciles à traiter par les ordinateurs.

Dans le domaine de la facturation électronique, cette distinction est importante car les entreprises utilisent de plus en plus la facturation électronique pour rationaliser leurs processus financiers. La facturation électronique garantit une intégration transparente et automatisée avec les systèmes comptables, réduisant les erreurs manuelles et augmentant l’efficacité globale du cycle de facturation et de paiement. L’adoption de la facturation électronique est donc essentielle pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations financières et à rester compétitives dans le monde d’aujourd’hui, dominé par la technologie.

Faustine Tournay
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