Comment Peppol Invoice Responses transforme les opérations quotidiennes

par | Jul 18, 2022 | E-invoicing

18 juillet 2022

Est-ce que vous (ou votre équipe) passez beaucoup de temps à répondre aux demandes des fournisseurs concernant le statut de leurs factures ? Voulez-vous gagner du temps ? Si vous échangez des factures via le réseau Peppol, nous avons de bonnes nouvelles pour vous.

Les messages de réponse à la facture Peppol (Peppol BIS Invoice Response 3.1) apparaissent de plus en plus dans le monde de la facturation électronique. Comme leur nom l’indique, les réponses aux factures sont des messages électroniques que vous envoyez après que votre fournisseur vous a envoyé une facture. Les messages de réponse à la facture Peppol sont assez simples à mettre en place, et ils peuvent apporter une grande valeur à votre entreprise.

Vous souhaitez optimiser votre trésorerie ? Que diriez-vous de rendre votre processus d’approvisionnement au paiement (ou de commande à encaissement de vos fournisseurs) plus efficace ? Alors, vite ! Continuez à lire.

Qu’est-ce qu’une réponse à une facture Peppol ?

La réponse à la facture Peppol BIS est en fait un ensemble de messages électroniques regroupés sous le terme générique de “réponse à la facture”. En termes simples, chaque message individuel de réponse à une facture est utilisé pour fournir une mise à jour du statut d’une facture. Ainsi, votre fournisseur est toujours informé lorsque vous avez reçu, approuvé, payé ou rejeté la facture (et pour quelle raison).

Les messages de réponse aux factures

Plusieurs types de messages sont pris en charge par la réponse à la facture de Peppol BIS :

  • Accusé de réception (Acknowledge) : La facture a été reçue pour traitement.
  • En cours de traitement (In Process) : Le traitement de la facture a commencé dans le système de l’acheteur.
  • En cours d’interrogation (Under Query) : La poursuite du traitement de la facture a été arrêtée. L’acheteur informe le fournisseur que des informations supplémentaires sont nécessaires.
  • Acceptée sous conditions (Conditionally Accepted) : La facture est acceptée sous certaines conditions. Le paiement sera effectué si les conditions sont acceptées par le fournisseur.
  • Rejetée (Rejected) : La facture ne correspond pas à l’offre ou à la transaction mentionnée dans la facture (par exemple, le devis) et n’est pas acceptée par l’acheteur pour cette raison.
  • Acceptée et approuvée (Accepted and Approved) : La facture a été acceptée par l’acheteur. L’étape suivante est le paiement.
  • Payée (Paid) : La facture a été payée par l’acheteur.

Les réponses aux factures font gagner du temps

Comme vous pouvez l’imaginer, les réponses aux factures peuvent vous faire gagner beaucoup de temps lorsque vous communiquez avec vos fournisseurs via le réseau Peppol. En réalité, elles fonctionnent si bien que les e-mails et les appels de vos fournisseurs concernant l’état des factures disparaissent pratiquement. Cela libère beaucoup de temps en interne pour que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur d’autres activités importantes, comme le développement de votre entreprise.

Et le gain de temps n’est pas le seul avantage de Peppol Invoice Response !

Améliorer la transparence et la collaboration

Si vous souhaitez optimiser votre processus d’approvisionnement et de paiement, il est important de prendre également en compte les processus de commande et d’encaissement de vos fournisseurs. Atteindre la transparence tout au long du processus d’échange est l’un des défis les plus courants pour les entreprises aujourd’hui, mais cela ne doit pas nécessairement être un obstacle.

Si vous n’informez pas vos fournisseurs de manière proactive sur le statut de leurs factures, vous les laissez dans le flou. Cela crée un état constant d’ambiguïté, ce qui n’est pas bon pour la collaboration, et certainement pas bon pour l’établissement de relations commerciales fructueuses. Et s’il n’existe pas de moyen facile de suivre le traitement des factures de votre côté, vous manquez de données nécessaires que vous pourriez utiliser pour optimiser vos processus internes.

Les messages de réponse aux factures vous offrent un moyen rapide et facile de créer la transparence et d’éliminer la nécessité d’échanger quotidiennement sur l’état d’avancement avec vos fournisseurs. Cela vous permet d’optimiser votre processus d’approvisionnement et de paiement grâce aux données et de clarifier les choses pour vos fournisseurs. Cela vous permet non seulement de gagner du temps et de mieux contrôler votre processus d’approvisionnement et vos flux de trésorerie, mais aussi d’améliorer la collaboration. Tout le monde y gagne.

Démarrer avec les messages de réponse aux factures Peppol

La condition préalable à l’échange de messages de réponse aux factures est que vous et vos fournisseurs échangiez des factures électroniques via le réseau Peppol. Tous les fournisseurs de services ne peuvent pas dire qu’ils sont un point d’accès Peppol certifié, mais SPS Commerce est l’un d’entre eux.

Il est également bon de savoir que SPS Commerce fait partie d’un groupe restreint de fournisseurs de services qui ont commencé à travailler avec les messages de réponse aux factures Peppol, et nous savons donc ce qu’il faut faire pour que vous soyez opérationnel le plus rapidement possible.

Aleksandra Vovchenko
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