Comment PEPPOL peut-il aider votre entreprise ? Guide de la facturation électronique (Partie 1)

par | Jun 1, 2023 | E-invoicing

Qu’est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL est une connexion idéale pour les entreprises qui ont besoin d’échanger des documents électroniques avec leur réseau de fournisseurs et d’acheteurs d’une manière sécurisée, rentable et normalisée. Pour en savoir plus sur PEPPOL, cliquez ici.

Qui utilise PEPPOL ? 

PEPPOL convient aux petites, moyennes et grandes entreprises et constitue une meilleure alternative à l’envoi de documents par courrier électronique ou postal. Voyons plus en détail qui est susceptible de l’utiliser.

Entités gouvernementales

La conformité, la transparence et la sécurité sont essentielles pour les administrations publiques, car elles déterminent les pratiques d’échange de documents dans leur pays et leur région. PEPPOL veille à ce que toutes les réglementations régionales soient respectées et :

  • Prévient la fraude fiscale
  • Améliore la transparence du système juridique
  • Automatise le traitement des documents
  • Réduit l’impact sur l’environnement

Entreprises du secteur public

La directive 2014/55/UE invite les entreprises qui travaillent dans le secteur public à échanger des factures électroniques et d’autres types de documents électroniques via PEPPOL.  La directive vise à simplifier et à rationaliser le processus de facturation pour les marchés publics en encourageant l’utilisation de la facturation électronique (e-invoicing) et en établissant un cadre commun pour le format, le contenu et la transmission des factures électroniques. Elle définit des exigences spécifiques pour la conception et le contenu des factures électroniques, ainsi que pour leur transmission et leur réception.

Petites entreprises

Pour les petites entreprises, PEPPOL peut signifier non seulement une sécurité renforcée des données, mais aussi un meilleur accès aux marchés internationaux. Comme le réseau relie des partenaires commerciaux dans le monde entier, vous n’aurez pas besoin de mettre en œuvre différents systèmes d’approvisionnement en ligne. Peu importe le fournisseur de points d’accès avec lequel vous travaillez ou l’autorité PEPPOL auprès de laquelle vous vous inscrivez. De plus, avec le modèle à quatre coins actuel, vous pouvez vous connecter à n’importe quelle organisme du secteur public ou à n’importe quelle entreprise privée connectée au réseau.

Acheteurs ayant plusieurs fournisseurs

Certains utilisateurs de PEPPOL sont des entreprises privées disposant d’un vaste réseau de fournisseurs. Ces utilisateurs peuvent rencontrer des difficultés à traiter des factures et des bons de commande provenant d’un large éventail de sociétés, d’où la nécessité de normaliser les documents.

Pour ces organisations, PEPPOL aidera à :

  • Rationaliser le processus d’approvisionnement directement à partir de leurs systèmes ERP
  • Normaliser les processus d’échange de documents avec tous leurs partenaires commerciaux
  • Augmenter l’interopérabilité
  • Améliorer la qualité des données

Aujourd’hui, il existe encore de nombreux d’employés, dans chaque entreprise, qui sont dédiés au traitement manuel des paiements de factures. Cependant, la mise en place de PEPPOL peut automatiser tout le travail manuel lié au traitement des données de facturation et permettre à ces employés de se concentrer sur des domaines plus stratégiques.

Fournisseurs ayant plusieurs acheteurs

Vous devez envoyer des factures électroniques à plusieurs acheteurs ? Avec PEPPOL, vous n’aurez plus besoin de portails distincts dédiés à chaque acheteur – PEPPOL les remplace tous ! Utilisez-le pour échanger des documents à la fois au sein de votre supply chain et avec le gouvernement – c’est un système unique qui répond à tous les besoins.

Avez-vous déjà été confronté à l’incertitude d’envoyer une facture par courrier électronique sans savoir si l’autre partie l’a reçue et traitée ? Si vous utilisez un portail d’échange de documents connecté à PEPPOL, vous pouvez faire disparaître l’inconnu et recevoir des notifications de mise à jour en temps réel.

Pourquoi utiliser PEPPOL ? 

La sécurité

PEPPOL est un réseau sécurisé. Si vous craignez que vos factures se perdent ou qu’elles deviennent vulnérables à des cyber-attaques malveillantes, il est préférable d’utiliser PEPPOL. La sécurité est une priorité absolue pour toutes les entreprises. N’oubliez pas que la majorité des piratages passent par la supply chain, ce qui devrait alerter les services informatiques. Les factures sont des documents importants qui contiennent souvent des informations sensibles sur l’entreprise. C’est pour ces raisons que PEPPOL existe.

PEPPOL utilise le cryptage, les signatures numériques et des protocoles sécurisés. Le cryptage garantit l’intégrité des données, une caractéristique importante pour tous les échanges de facturation électronique. Il est important que les données des factures ne soient pas falsifiées, en particulier à des fins fiscales. Ces caractéristiques de PEPPOL contribuent à garantir la sécurité des données.

Enfin, le réseau est doté de contrôles d’accès, de sorte que l’accès à PEPPOL est soigneusement surveillé pour éviter les violations de données.

Conformité

PEPPOL est conforme aux réglementations européennes, même si elles varient d’un pays à l’autre. Les normes PEPPOL en matière d’approvisionnement et de facturation électroniques facilitent et sécurisent les processus commerciaux des entreprises de toutes tailles dans l’ensemble de l’Union Européenne. Comme ces entreprises doivent s’adapter à diverses normes fixées par pays, l’utilisation de PEPPOL est essentielle pour se conformer à la réglementation. L’interopérabilité est exigée par la loi (ou le sera bientôt), de sorte que les entreprises qui utilisent déjà le réseau PEPPOL ont une longueur d’avance. Cela montre l’urgence d’un réseau sécurisé, mais aussi la volonté de s’adapter à l’évolution du monde des affaires.

Alors que la facturation électronique se banalise et que de nouvelles normes européennes sont mises en place pour normaliser l’échange de documents, l’utilisation de PEPPOL deviendra la nouvelle norme pour garantir la simplicité, la sécurité et la conformité.

 

Faustine Tournay
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