La facturation électronique en Pologne

Mis à jour le 12 août 2024

En début d’année, le Conseil européen a confirmé que la facturation électronique sera obligatoire en Pologne pour les transactions interentreprises, notamment pour contribuer à éliminer la fraude à la TVA. Ce mandat entrera en vigueur en février 2026, rejoignant ainsi l’obligation de facturation électronique B2G qui existe déjà.

Contexte

À l’instar d’autres pays européens, l’une des principales raisons pour lesquelles la facturation électronique a été mise en place en Pologne est la prévention de la fraude fiscale, même si ce n’est pas la seule mesure prise par le pays. À ce jour, la Pologne a déjà mis en place la déclaration mensuelle de la TVA, l’analyse financière électronique et un système de caisse enregistreuse fiscale en ligne pour le suivi des transactions (dans le secteur du commerce de détail). Aujourd’hui, avec l’introduction de la facturation électronique, la Pologne se rapproche un peu plus de l’élimination totale de la fraude à la TVA.

Facturation électronique B2G

La facturation électronique B2G est déjà obligatoire en Pologne. Toutes les autorités publiques doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via la plateforme nationale de facturation électronique du pays, la PEF. La PEF est utilisée pour la facturation électronique B2G entre les entreprises privées et les entités gouvernementales dans le cadre des marchés publics. Les fournisseurs des pouvoirs publics ne sont pas tenus de soumettre leurs factures par voie électronique, mais de nombreux fournisseurs choisissent de le faire volontairement en choisissant un prestataire de services qui sert de point d’accès Peppol, comme SPS Commerce.

La PEF a été introduite pour la première fois en 2019 et depuis lors, toutes les entités publiques polonaises sous-centrales sont tenues de s’inscrire sur cette plateforme afin de pouvoir recevoir des factures électroniques. La PEF prend en charge l’envoi et la réception de factures électroniques, ainsi que d’autres documents transactionnels dans un format XML standardisé. La plateforme se compose de deux points d’accès Peppol implémentés par des prestataires de services.

Facturation électronique B2B

En Pologne, les transactions de facturation électronique interentreprises sont possibles sur la base du volontariat depuis début 2022 et l’UE a accordé à la Pologne l’autorisation provisoire d’imposer la facturation électronique B2B obligatoire entre février et décembre 2026.

Le 7 août 2023, le Président de la Pologne a signé la loi du 16 juin 2023 modifiant la loi polonaise sur la TVA et plusieurs autres lois, à l’origine pour juillet 2024. Cependant, le ministère polonais des finances a publié le 4 avril 2024 un résumé des options juridiques proposées pour le mandat de facturation électronique polonais révisé “KSeF”. Ainsi, à partir du 1er février 2026, les contribuables doivent se préparer à la facturation électronique obligatoire et au système national de facturation électronique (KSeF – Krajowy System e-Faktur).

Actuellement, KSeF est une solution sur la base du volontariat – vous pouvez choisir d’émettre une facture structurée dans KSeF ou comme auparavant (sur papier ou électroniquement, par exemple dans un fichier PDF). À partir du 1er février 2026, l’émission de factures dans KSeF sera obligatoire pour tous les assujettis à la TVA (actifs et exonérés). Selon EY, le système national de facturation électronique (KSeF) sera obligatoire pour les grandes entités (dont le chiffre d’affaires a dépassé 200 millions de PLN l’année précédente) à partir du 1er février 2026, et pour les autres entreprises à partir du 1er avril 2026.

L’obligation d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées ne s’appliquera pas aux entités étrangères en Pologne, ni aux entités qui ne disposent pas d’un établissement permanent, mais qui sont enregistrées uniquement sur le registre TVA en Pologne. Ces contribuables peuvent continuer à émettre des factures sur la base des règles existantes (sous forme électronique ou sur papier), et la facturation électronique volontaire via KSeF restera possible pour eux.

Normes

La Pologne utilise le format standard et PEPPOL BIS Billing 3.0. Étant donné que les factures sont conformes à la norme EN16931 et à PEPPOL BIS Billing 3.0, toutes les entités publiques polonaises enregistrées devraient être en mesure de recevoir des factures électroniques d’autres entités connectées à PEPPOL.

Conclusion

Dans le cadre de ces changements, toutes les entreprises en Pologne seront tenues d’utiliser des solutions de facturation électronique pour leurs transactions à partir de 2026. Jusque-là, la facturation électronique est volontaire en Pologne, ce qui signifie qu’elle ne peut être utilisée que si le fournisseur et le vendeur sont d’accord. Après cette période, la facturation électronique deviendra obligatoire en Pologne.

Pour de plus amples informations concernant la facturation électronique en Pologne, vous pouvez trouver plus de détails ici (en anglais).

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Aleksandra Vovchenko

Marketing Specialist chez SPS Commerce

Aleksandra is a Marketing Specialist at SPS Commerce, responsible for marketing strategies for the DACH region. She has a special interest in product marketing and marketing analysis, and is an active contributor to the SPS Commerce blog. Her inspiration is to encourage organizations to go paperless and promote sustainable business practices.

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