Puis-je faire de la facturation électronique avec une solution EDI ?

par | Feb 5, 2024 | E-invoicing

Lorsqu’il s’agit de facturation électronique, les entreprises sont confrontées à de nombreuses options, allant de la petite solution OCR pour convertir leurs documents PDF, à une solution de digitalisation à 100 %. Analysons les besoins de votre entreprise pour mieux comprendre quelle est la solution la plus adaptée.

L’EDI et la facturation électronique, c’est la même chose ?

Nous avons approfondi ce sujet dans un blog précédent. D’un point de vue technique, notez que si vous disposez d’une solution EDI, vous êtes très probablement prêt à faire de la facturation électronique, ce qui n’est pas le cas inversement ! Une solution EDI nécessite des installations techniques, et si votre entreprise a déjà franchi cette étape, la facturation électronique ne devrait pas poser de problème.

Il convient également de souligner que de nombreux pays réglementent leurs procédures de contrôle de TVA, rendant la facturation électronique obligatoire dans les transactions interentreprises. Si vous êtes assujetti à la TVA en Europe, n’oubliez pas que ViDA devrait être mis en place d’ici 2030. Par conséquent, une solution de facturation électronique sera très probablement la technologie que vous devrez mettre en place dans un avenir proche.

Si l’EDI peut se substituer à la facturation électronique, les deux technologies ont leurs propres objectifs et applications. L’EDI utilise des normes différentes de celles de la facturation électronique, c’est pourquoi vous devez évaluer les besoins de votre entreprise.

Mon entreprise doit-elle choisir l’EDI, la facturation électronique ou les deux ?

Comme nous l’avons mentionné précédemment, faire de la facturation électronique ne signifie pas être prêt pour l’EDI. La première étape logique consiste donc à définir les besoins de votre entreprise.

Prévoyez-vous d’utiliser les factures électroniques avec vos clients uniquement ou également en relation avec le service des impôts ? Si vous vous trouvez dans un pays qui impose la facturation électronique, comme la Pologne, la facturation électronique devrait être votre priorité absolue ! En revanche, si vous envisagez de n’utiliser les factures électroniques qu’avec vos clients, assurez-vous qu’ils sont eux aussi convaincus de passer à la facturation électronique.

Supposons que vos clients travaillent dans l’industrie automobile, ils se concentrent davantage sur les données de la supply chain avec leurs propres réglementations. La facturation électronique n’est peut-être pas leur priorité et ils pourraient refuser de vous suivre dans cette voie.

Il se peut aussi que vos partenaires commerciaux n’aient pas mis en place de solution EDI et qu’ils soient plus intéressés par la mise en place d’une solution de facturation électronique, généralement moins coûteuse.

La facturation électronique est peut-être le prochain investissement logique pour votre entreprise, puisqu’elle sera bientôt obligatoire dans de nombreux pays européens, mais pourquoi s’arrêter là ? Si votre environnement commercial passe déjà aux factures électroniques, il serait tout à fait normal de faire de même avec les commandes ou les avis d’expédition ! Grâce à l’EDI, vous pouvez rapprocher automatiquement les factures et les commandes. Vous bénéficiez d’une meilleure visibilité sur votre supply chain, vos paiements, vos stocks…

Chez SPS Commerce, nous encouragerons toujours la digitalisation de l’ensemble de votre supply chain, car l’investissement en vaut la peine ; l’EDI permet d’économiser du temps et de l’argent et constitue également un moyen plus sûr d’échanger des documents. De plus, nous sommes déjà connectés à des milliers d’entreprises, d’ERP et d’autres partenaires commerciaux, ainsi qu’à des réseaux internationaux tels que Peppol.

Qu’en est-il de l’archivage ?

Pour revenir aux besoins de votre entreprise, vous ne devez pas non plus oublier d’archiver vos factures. La réglementation en la matière varie selon les pays, mais elle peut aller jusqu’à 10 ans (et c’est généralement le cas) ! Si vos factures sont traitées par voie électronique, vous devriez également envisager de les archiver de cette manière. Imprimer une facture électronique n’a pas vraiment de sens (ce n’est qu’un tas de lignes de code que vous ne pourrez de toute façon pas lire), et la plupart des fournisseurs de solutions proposent des solutions d’archivage légal.

Quelles sont les exigences techniques ?

L’adoption de solutions de digitalisation de vos documents nécessite une certaine préparation technique. En fonction de l’étendue de votre digitalisation : combien de types de documents souhaitez-vous échanger, le nombre de ces documents, avec combien de partenaires commerciaux, en répondant à quelles normes et standards… Ces questions seront posées par votre fournisseur afin qu’il vous propose la solution la plus adaptée à vos besoins.

Tout d’abord, quelles sont les capacités techniques de votre entreprise ? Vous devez évaluer vos solutions existantes. Utilisez-vous un ERP ? Une solution comptable ? Est-elle capable d’émettre un document ou une facture électronique ? La solution que vous choisissez doit pouvoir s’intégrer de manière transparente dans votre système existant.

Deuxièmement, il est important de creuser dans votre environnement professionnel pour recueillir le plus d’informations possible. Vos partenaires sont-ils prêts à échanger électroniquement avec vous ? Sont-ils disposés à n’échanger que des factures électroniques ? Sont-ils soumis à des réglementations locales susceptibles de vous concerner ?

Après avoir répondu à toutes ces questions, vous devriez être en mesure de déterminer si une solution de facturation électronique est suffisante ou si vous devriez envisager l’EDI pour échanger vos documents. Quoi qu’il en soit, le budget sera également un point important à discuter, car ces solutions concernent l’ensemble de l’entreprise, et pas seulement le département informatique, mais aussi la comptabilité, les partenariats, les finances…

Conclusion

  • La facturation électronique, le chemin le plus rapide pour un seul besoin

Encore une fois, selon le pays où votre entreprise est basée, vous devrez répondre à des réglementations différentes. En Europe, vous devez vous assurer que vous êtes conforme à la norme EN 16931 ; en raison de la directive 2014/55/EU, toutes les factures électroniques doivent répondre aux mêmes règles sémantiques. Vous devez également être attentif aux réglementations locales mettant en œuvre la facturation électronique obligatoire pour réguler les taxes.

Cela étant dit, l’utilisation d’une solution de facturation électronique est généralement la meilleure réponse à un besoin spécifique et elle est moins flexible si votre entreprise décide d’étendre sa solution de facturation électronique à une gamme plus large d’échanges de documents. C’est une bonne solution si vous êtes une petite entreprise aux ressources limitées et si votre administration locale et/ou vos clients vous demandent d’émettre des factures électroniques.

  • L’EDI, passez à la digitalisation totale de vos flux

Lorsque vous optez pour une solution EDI, vous devez commencer par un investissement qui peut sembler important pour votre entreprise. Cependant, cette solution est bien plus flexible qu’une solution de facturation électronique : en fait, vous pouvez digitaliser pratiquement tous les documents que vous souhaitez, en respectant les normes et réglementations internationales. Si vous utilisez déjà une solution EDI, il est très probable que votre fournisseur de solution puisse également vous proposer une solution de facturation électronique qui réponde à vos besoins et à ceux des réglementations locales.

Si vous avez encore des doutes, chez SPS commerce, nous sommes déjà connectés à des milliers d’entreprises, mais aussi à des réseaux, tels que Peppol, et ces connecteurs combinés à notre expertise vous faciliteront la transition !

Faustine Tournay
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