Qu’est-ce que l’approvisionnement électronique ?

par | Jun 13, 2022 | E-invoicing

13 juin 2022

Le chemin vers la digitalisation de la supply chain ne s’arrête pas à la facturation électronique. Entrez dans le domaine de l’approvisionnement électronique, ou e-procurement.

Lorsqu’une entreprise met en place une supply chain digitale, l’une de ses premières mesures est de supprimer la facture papier au profit de la facturation électronique.

Mais obtenir une supply chain 100% digitale ne se limite pas seulement à l’e-invoicing.
L’automatisation du Source-to-Pay ou Procure-to-Pay (demande d’achat au paiement) est souvent la deuxième étape, et c’est ce que couvre l’approvisionnement électronique. Mais qu’est-ce que l’e-procurement et quels sont ses avantages ?

Définition de l’e-procurement

L’approvisionnement électronique est la digitalisation de l’ensemble des processus d’achat et/ou de vente. Tout se passe sur Internet : adieu l’envoi de documents par courrier ! Globalement, l’e-procurement augmente la productivité et l’efficacité de la supply chain en éliminant les tâches d’approvisionnement manuelles et en les remplaçant par des flux de travail standardisés et automatisés.

Il nécessite l’utilisation d’un système d’e-procurement spécialisé, ainsi que de systèmes ERP et EDI capables de répondre à ses exigences.

Comment fonctionne l’e-procurement

Dans la pratique, la façon dont l’e-procurement fonctionne varie selon les cas. Cependant, il y a en général deux points de départ possibles : le fournisseur ou l’acheteur. Pour clarifier, l’approvisionnement électronique peut être utilisé dans le processus du Source-to-Pay (du fournisseur au paiement) lorsque l’approvisionnement stratégique est en jeu.

Même s’il n’y a pas de sourcing stratégique dans la stratégie globale, ou si vous n’êtes pas tout à fait prêt à optimiser à ce niveau, l’e-procurement peut être tout aussi bénéfique lorsque la digitalisation intervient au moment où le besoin de biens ou de services se fait sentir. Il s’agit du Procure-to-Pay (processus de l’approvisionnement au paiement) du point de vue de l’acheteur.

L’e-procurement va au-delà de l’utilisation de factures électroniques et d’autres documents EDI, comme les bons de commande (ORDER) et les avis d’expédition (DESADV), mais il ne s’agit pas de minimiser l’importance de l’échange de documents électroniques dans l’ensemble du processus.

Pour résumer : les logiciels d’e-procurement permettent aux acheteurs et aux fournisseurs de mener toutes leurs activités en ligne. Lorsque l’approvisionnement stratégique est le point de départ, les acheteurs sont en mesure de rechercher, d’évaluer et d’entrer en contact avec des fournisseurs potentiels sur la base de critères prédéfinis (c’est ce qu’on appelle l’e-sourcing). À partir de là, le processus d’appel d’offres et la sélection des fournisseurs peuvent avoir lieu.

Une fois que l’acheteur et le fournisseur ont conclu un accord d’achat, l’acheteur a accès au catalogue en ligne du fournisseur (semblable à une marketplace d’un e-commerce) où les biens ou les services peuvent être consultés et sélectionnés pour l’achat. C’est là que l’EDI intervient.

Même si l’expérience d’achat en e-procurement est comparable à celle de n’importe quel autre magasin en ligne, il s’agit toujours d’un contexte d’entreprise à entreprise (B2B), ou peut-être même d’entreprise à gouvernement (B2G). Cela signifie qu’il existe très probablement des exigences spécifiques en matière d’échange de documents qui nécessitent une solution EDI performante, idéalement une solution totalement intégrée au logiciel d’e-procurement. Votre système EDI convertira automatiquement les commandes, factures et autres documents commerciaux dans le format électronique approprié afin que les données puissent être automatiquement envoyées à votre ERP et traitées en conséquence.

Quel est le lien entre l’e-procurement et la gestion de la supply chain ? 

La gestion de la supply chain (SCM) est la gestion de l’ensemble des flux de biens et de services au sein d’une supply chain, des matières premières aux produits finis. Outre la supervision générale des opérations quotidiennes, la gestion de la supply chain consiste principalement en une optimisation continue des processus. L’objectif final ? Une supply chain 100% digitale (de bout en bout).

L’approvisionnement électronique est évidemment impliqué dans la réalisation de cet objectif, mais il s’agit d’un processus qui se fait par étapes. Du point de vue de la SCM, la première étape consiste à construire une base solide sur laquelle le potentiel digital peut être développé. Il est indispensable de s’éloigner des systèmes existants et d’adopter des systèmes ERP et EDI flexibles et basés sur le cloud. Cela demande du temps et des efforts, mais les exigences de l’e-procurement moderne sont bien trop avancées pour des technologies dépassées. Et, à long terme, les avantages valent bien les défis liés à la migration.

Avantages de l’approvisionnement électronique

Comme nous l’avons déjà mentionné, la facturation électronique est souvent la première étape vers une supply chain digitale (après l’abandon des systèmes existants, bien sûr !). Si vous envoyez déjà vos factures par voie électronique, vous reconnaîtrez probablement certains des avantages que nous énumérons ici ; ceux-ci ne sont qu’amplifiés par l’intégration de l’e-procurement. De plus, il y a des avantages que vous ne pouvez pas obtenir avec la facturation électronique seule.

  1. Réduction des coûts : Il est fréquent que de nombreux acheteurs soient impliqués dans la réalisation d’achats auprès de fournisseurs avec peu ou pas de visibilité sur les autres activités d’achat. L’e-procurement permet l’alignement entre les acheteurs d’une même entreprise, réduisant ainsi les coûts associés aux achats en double et inutiles. Sans parler des coûts économisés en éliminant encore plus de papier de votre supply chain.
  2. Gain de temps : L’achat en ligne augmente déjà la productivité, mais lorsque les bons de commande, les factures et autres sont générés et traités automatiquement, tous les services impliqués dans le processus d’approvisionnement peuvent consacrer leur temps à optimiser d’autres domaines clés. Les erreurs manuelles sont également réduites.
  3. Transparence des dépenses : Avec un système d’e-procurement, toutes les données relatives aux achats sont stockées en un seul endroit. De la source au paiement, tout peut être retracé et analysé. Cela permet de découvrir des opportunités d’économies supplémentaires et de promouvoir un meilleur alignement entre les services financiers, d’approvisionnement, d’achat et autres services connexes.
  4. Flux de travail normalisés : Lorsque de nombreux acheteurs sont impliqués dans le processus d’approvisionnement, il est difficile de s’assurer que chacun adhère aux mêmes pratiques d’achat. Les logiciels d’e-procurement rationalisent le processus en permettant aux entreprises de mettre en œuvre des procédures d’achat standard.
  5. Gestion des fournisseurs : Avec un système d’e-procurement, comme pour les données sur les dépenses, toutes les données sur les fournisseurs sont également stockées en un seul endroit. Cela permet de mieux comprendre et de mieux contrôler les initiatives d’approvisionnement stratégique et de collaborer plus étroitement avec les fournisseurs.
Aleksandra Vovchenko
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